Как сделать трансформацию офиса, чтобы сохранить эффективность команды

С началом пандемии в 2020 году и переходом на удаленную работу многих сотрудников, офисный рынок начал претерпевать значительные изменения. В результате компании перешли на гибридный формат работы, что снизило их потребность в больших офисных помещениях и привело к изменениям на рынке офисной недвижимости.

В феврале 2022 года рынок офисной недвижимости изменился неожиданным образом. Множество квадратных метров готовых офисных помещений стали доступными после переезда или ухода компаний с российского рынка. Сокращение численности сотрудников многими компаниями привело к необходимости уменьшить размеры офисных площадей.

На сегодняшний день существует широкий выбор современных офисов, которые уже полностью готовы к использованию и оборудованы всем необходимым. Эти офисы отличаются стильным дизайном, свежим ремонтом и наличием всей необходимой мебели. Потенциальные арендаторы ищут именно такие офисные пространства, чтобы быстро освоиться и начать работу без лишних затрат. Однако компании, которые уже использовали эти офисы, могут отличаться в своих бизнес-процессах от компаний, которые хотят арендовать уже готовый офис.

Для того чтобы приспособить офисное пространство к потребностям нового арендатора, необходимы быстрые изменения и трансформации. Наличие полностью оснащенного офиса не означает, что необходимости в изменениях не возникнет. Ведь новая компания может преследовать свои цели и иметь собственную внутреннюю корпоративную культуру, которая соответствует их задачам и бизнес-процессам.

Различные причины, по которым компании решают изменить офисное пространство, включают, например, адаптацию уже существующего пространства под корпоративные процессы, к примеру, путем размещения взаимодействующих департаментов рядом, добавления или удаления функциональных зон. Для этого может потребоваться только переоборудование помещений, такое как превращение лишних переговорных комнат в отдельные кабинеты. Это не требует проведения глобальных строительных работ – достаточно просто заменить мебель.

Существует несколько факторов, которые могут побудить компанию к трансформации. Во-первых, это может быть сокращение персонала из-за релокации или отъезда сотрудников. Во-вторых, компания может решить сократить физическое присутствие сотрудников в офисе в связи с переходом на удаленную работу. В-третьих, возможна оптимизация расходов, включающая отказ от части арендованных помещений для экономии или более эффективного распределения бюджета.

Когда компания понимает необходимость провести трансформацию, важно правильно передать эту идею сотрудникам. Это можно осуществить через информационные собрания, презентации, электронные письма и другие коммуникационные каналы. Особое внимание следует уделить объяснению причин и преимуществ изменений, а также готовности ответить на вопросы и поддержать сотрудников во время процесса трансформации. На начальном этапе руководителю следует ясно сформулировать цель, например, сократить расходы или переехать в более качественное пространство и быстро адаптироваться к нему.

Один из важных аспектов успешной трансформации — это вовлечение сотрудников в процесс принятия решений. В начале этого процесса можно провести опросы и вести открытые разговоры, чтобы выяснить их потребности и предпочтения. Также полезно организовывать совместные обсуждения и давать возможность сотрудникам вносить свои идеи и примеры. Когда сотрудники ощущают, что их мнение имеет значение и что их пожелания принимаются во внимание, им легче принять новые правила и условия работы в офисе и коллективе. Это особенно важно на первых этапах трансформации, когда еще не было сделано больших вложений. Позволив сотрудникам высказать свои пожелания и мнения, мы показываем им, что ценим их вклад и готовность адаптироваться к новым изменениям. Создание нового рабочего пространства, отвечающего потребностям сотрудников, поможет органично и просто осуществить процесс трансформации.